슬기로운 이메일 생활 – 라이언양 실험실

이메일을 받는 사람은 한가하지 않다. 그래서 잘 써야 한다.

칼이라는 도구로 의사는 사람을 살리지만 나쁜 사람은 사람에게 상처를 준다. 이메일이라는 도구를 휘두르는 사람이 될 것인가? 잘 다루는 사람이 될 것인가?

아래 내용을 기억하고 적재적소에 활용하면 적어도 이메일을 못 쓴다고 핀잔을 들을 일은 없을 것이다.

1. 제목 = 얼굴

이메일 제목은 본문의 핵심내용을 요약해야 한다. 또한 나중에 검색이 잘 될 수 있게 핵심 키워드를 포함하고 말머리를 추가하는 게 좋다.

나쁜 이메일 제목의 예는 다음과 같다.

안녕하세요
회신 바랍니다
문의드립니다
회의 안내

잘 쓴 이메일 제목의 예는 다음과 같다.

[기관명] 주간 현황(20.1.7 ~ 20.1.12)
[상품명] 재고 소진 임박
[입사지원] ㅇㅇㅇ 엔지니어(경력)

2. 본문 기본 구조

인사말
전달할 내용
상대방이 취해야 할 행동
맺음말

튼튼한 건물에 구조가 있듯이 이메일에도 건강한 구조가 있다. 위의 구조를 기억하며 내용을 작성하자.

3. 이메일을 받았으면 확인했다는 답장 보내기

당장 처리할 수 없다고 하여 회신을 미루면 상대방은 초조하다. 최소한 메일을 확인했다는 메일을 보내자.

이메일을 읽었는데 아무 행동도 없는 경우 카톡으로 치면 읽씹(읽고 씹다, Left on Read)으로 오해할 수 있다. 상대방을 궁금하게 만들지 말자.

4. 스레드 하나에 주제도 하나

메일 하나에는 한 개의 주제만 담아야 한다.

하지만 의사소통은 양방향이다. 운전도 나 혼자 잘 한다고 끝이 아닌 것처럼 이메일도 마찬가지다. 만약 상대방이 이러한 규칙을 어기고 엉성하게 메일을 보내면 어떻게 할까?

일단 답장을 보낸다.

“여러 주제가 들어 있어 제대로 답을 하려면 시간이 걸릴 것 같네요. (언제까지) 다시 답장드리겠습니다.”

그리고 받은 이메일의 내용을 분석해 몇 개의 주제로 이루어져 있는지 확인한다. 각각의 주제를 파악하고, 그것들을 각각의 스레드로 나눈다. 즉 하나의 이메일에서 세 가지 주제를 다룬다면, 세 개의 스레드로 나눠 이메일을 다시 보낸다. 답장이라기보다 새로 작성한다고 생각하면 편하다.

이렇게 했는데도 계속해서 하나의 스레드에서 여러 주제에 대한 답장이 온다면, 그 사실을 명확히 지적하고 ‘이 주제에 대해서는 아까 보낸 (제목) 스레드에 답장해주세요’라고 요구한다.

– 출처: <일잘러를 위한 이메일 가이드 101>, 두서없이 내용만 긴 이메일을 받았을 때 어떻게 대처할까요? (391쪽)

예외 상황이 있다. 회사 대표, 나이 많은 상사, 모셔야 하는 고객 등이 위의 규칙을 어길 때는 그냥 넘어가자. 갑(GAP)은 언제나 옳다.

5. 받는사람(TO), 참조(CC), 숨은참조(BCC) 정확히 알기

받는사람(TO): 이메일을 읽고 반드시 행동을 취해야 하는 사람
참조(CC): 직접 행동을 취할 필요는 없지만 진행되는 사안에 대해 공유가 필요한 사
숨은참조(BCC): 비밀리에 진행되는 사안에 대해 공유가 필요한 사람

숨은참조(BCC)는 어떤 내용에 대해 공유가 필요하지만 상대방의 이메일 주소를 받는사람과 참조인에게 알리고 싶지 않을 때 사용하거나 동일한 내용의 메일을 한 번에 여러명에게 보낼 때 사용한다.

받는사람, 즉 행동을 취해야 하는 사람이 여러 명인 경우, 아래와 같이 본문에 이를 정확히 명시해주면 좋다. 참고로 메일 1개는 1개의 주제와 일치해야 하기 때문에 이에 위배되지 않도록 조심하자.

사용자 D의 원격근무 신청으로 메일 드립니다. 각 담당자 분께서는 노트북 준비, VDI 할당, SSLVPN 계정 설정 요청을 드립니다.

(A 대리님) 노트북(재택근무용) 설정
(B 과장님) VDI 설정 및 할당
(C 과장님) 별도 수신한 MAC 주소 설정 및 계정 활성화

각 담당업무 완료 후 회신으로 완료여부를 알려주세요.
감사합니다.

6. 이메일 맺음말

감사표현을 하는 게 응답률이 가장 높으므로 작성하는 게 좋다. 영어로는 아래와 같이 작성하면 되겠다.

I appreciate your help with ______.
Thanks for considering my request.
Thanks for your attention. I’m looking forward to your reply.

7. 첨부파일 최소화

첨부 문서를 여는 것도 시간이다. 간단한 내용이라면 메일 본문에 직접 작성하자.

8. 첨부파일명 잘 작성하기

프로젝트에서 파일명을 사전에 합의하면 유용하다. 예를 들면 아래와 같이 할 수 있다.

회사명-고객사명-프로젝트명-문서명-작성자명-날짜
프로젝트명-업무명-문서명-작성자명-날짜-시간

파일명에 시간이 들어간 이유는 같은 날 두 개 이상의 버전이 만들어지는 경우에 고민하지 않도록 하기 위함이다.

이러한 규칙은 PC에 저장한 파일을 잘 관리하는 근간이다.

9. 대용량 파일 보내기

공공기관과 대기업의 경우 구글 드라이브, 드롭박스, 샌드애니웨어와 같은 파일 전송 서비스를 보안상의 이유로 사용이 불가한 경우가 있다. 이런 경우 아래와 같이 하면 불필요한 커뮤니케이션 오류를 최소화 할 수 있다.

네이버(다음) 메일에 접속한다.
내게(이메일)쓰기 기능을 통해 대용량 첨부파일을 보낸다.
2번 메일을 열어서 대용량 첨부파일 링크를 복사한다.
복사한 링크를 활용해서 공공기관 혹은 대기업 재직자에게 이메일을 보낸다.

10. 이메일 구독 시 아이디 붙이기

이메일 구독시 자신의 이메일 주소에 특정 단어를 추가하여 구독하면 메일 분류를 손쉽게 할 수 있다.

예를 들어 이메일 아이디가 ryanyang@gmail.com 이라고 하면 ryanyang+news@gmail.com 과 같이 작성한다. 이메일 사용 시 분류 규칙(Rules) 을 추가하여 특정 메일함으로 분류를 하면 삶이 더 단순해진다. 받은편지함(inbox)에는 처음 받은 메일만 쌓이도록 하는 게 좋다.

참고로 앞에서 이메일 주소에 + 기호를 추가하는 것을 이메일 부분주소(Email Subaddress)라고 한다. 더 궁금한 사람은 아래 RFC를 참고하자.

Sieve Email Filtering: Subaddress Extension (https://tools.ietf.org/html/rfc5233)

11. 이메일 발송 전 체크리스크

받는사람, 참조, 숨은참조가 명확한가
제목이 내용을 대표하는가
제목에 말머리를 추가하여 검색이 용이하게 하였는가
보내는 메일의 본문은 주제가 1개 인가
첨부파일이 빠지지 않았는가
수신자가 해야 하는 행동과 마감 시한을 명확히 제시했는가
내용 중 이해하기 어렵거나 모호한 표현은 없는가
이메일을 보내기 적당한 시간인가

12. 부재 시 부재중 자동응답 설정하기

출장, 휴가 등으로 부재 시 부재 메시지를 설정한다.

13. 이메일 전달 시 용건 적기

이메일을 내용없이 전달(forwarding)만 하는 것은 바람직하지 않다. 왜 전달하는지, 무엇을 해야하는지 상대방에게 전달해야 한다. 영어 이메일의 경우 서로 편한 관계라면 아래와 같이 짧게 내용이라도 넣자.

FYI (참고; for your information)
FYA(조치요망; for your action)
FYJ(판단요망; for your judge)

14. 좋은 이메일 앱 사용하기

때로는 도구 탓을 해야 한다. 도구가 좋아야 더 좋은 삶을 살 수 있다.

맥북, 아이폰의 기본 메일앱보다 훨씬 더 좋은 도구가 많다. Spark, Airmail, Polymail 등 자신에 맞는 도구를 사용하자.

이 글을 쓰는 나도 최근에 입덕을 했는데 신세계다. 늦게 도입을 한 이유는 원래 순정파(잡다한 Third-Party 앱이 아닌 제조사가 제공하는 앱을 추구하는 사람)였기 때문이다.

현재 나는 Spark를 사용하고 있다. 괜히 기본 앱으로 버텼다.

# 참고자료

내 머리
일잘러를 위한 이메일 가이드 101